Цифровизация логистических процессов в России выходит на новый этап, требуя от бизнеса перехода на безбумажный документооборот. С 1 сентября 2026 года все участники коммерческих грузоперевозок обязаны оформлять транспортные накладные и сопутствующие документы исключительно в электронном виде. Электронный обмен данными осуществляют аккредитованные операторы ИС ЭПД. Они оперативно передают сведения в государственную систему ГИС ЭПД. Часть этой работы теперь можно выполнять непосредственно в учетном разделе Экстерна.
Преимущества автоматизации работы с электронными накладными
Современные учетные системы позволяют значительно упростить рутинные операции бухгалтера и логиста. Интеграция первичных документов и электронных транспортных накладных (ЭТрН) упрощает работу. Она помогает избежать двойного ввода данных и сократить количество ошибок.
- передавать сведения из универсальных передаточных документов (УПД) или обычных накладных напрямую в черновик ЭТрН, исключая ручной ввод;
- связывать электронную накладную с первичным документом для быстрого отслеживания ее текущего статуса и номера;
- находить нужную первичную документацию по номеру ЭТрН или наименованию перевозчика с последующей выгрузкой отчетов в формат Excel.
Работа с ЭТрН доступна пользователям на тарифах «Учетный» и «ИП без сотрудников», а также при подключении модификатора «Учет» на других тарифных планах Экстерна. Дополнительная плата за активацию данного функционала не взимается.
Пошаговое распределение задач при оформлении ЭТрН
Процесс создания и подписания документов разделен между ключевыми участниками логистической цепочки. Каждый этап требует использования определенных программных решений для обеспечения юридической значимости сделки.
| Этап работы | Содержание операции | Используемый сервис |
|---|---|---|
| Подготовка черновика | Создание первичного документа и передача начальных сведений для ЭТрН | Учетный раздел Экстерна |
| Подписание контрагентами | Заполнение данных и подписание частей накладной грузоотправителем и грузополучателем | Диадок |
| Транспортировка | Работа перевозчика с электронной накладной в процессе доставки груза | Логистика от Контур.Диадока |
Важно учитывать, что первичные документы и ЭТрН передаются независимо друг от друга. Бухгалтерские документы, включая УПД, акты и накладные, подписываются и отправляются контрагентам в Экстерне, тогда как сама ЭТрН заверяется участниками перевозки в Диадоке и Логистике от Контур.Диадока.
Настройка интеграции с сервисом Диадок
Для полноценного обмена электронными накладными организации необходимо настроить взаимодействие между используемыми системами. Это обеспечит бесшовную передачу данных без потери времени.
Важно! Для автоматической передачи черновиков и оперативного получения ЭТрН у организации должен быть зарегистрирован действующий ящик в Диадоке. При его наличии интеграция с учетным разделом Экстерна активируется автоматически, но при необходимости ее можно настроить вручную.
Если интеграция временно отсутствует, добавьте сведения об ЭТрН вручную. Внесите их в соответствующий первичный документ.