Какой способ подписания отчетности выбрать
Для подачи отчетности в контролирующие органы необходима квалифицированная электронная подпись (сертификат). Сертификат может быть выдан на физическое лицо или на руководителя, в зависимости от того, кто будет заниматься отправкой отчетности: сам руководитель или уполномоченный представитель.
В зависимости от вашей роли в организации и предпочтений, существует несколько способов подписания отчетности.
Подписание отчетности руководителем
Этот метод подходит для руководителей организаций или индивидуальных предпринимателей, которые планируют лично отправлять отчетность.
Что нужно сделать:
- Получить сертификат на руководителя или индивидуального предпринимателя.
- Использовать этот сертификат для подписания отчетов.
Преимущества:
- Полный контроль над процессом подписания.
- Отсутствие необходимости в доверенностях и дополнительных документах.
Особенности:
- Руководитель должен быть лично вовлечен в процесс подписания всех отчетов.
Подписание отчетности сотрудником по доверенности
Этот метод подходит для лиц, которые не являются руководителями, но планируют сдавать отчетность за организацию или ИП. В этом случае используется сертификат физического лица + машиночитаемая доверенность (МЧД).
Что нужно сделать:
- Выпустить сертификат на физическое лицо.
- Оформить право на сдачу отчетности за организацию или ИП от имени руководителя, используя приказ по организации или доверенность. Зарегистрировать передачу прав полномочий в контролирующих органах.
- Оформить МЧД. МЧД оформляется на имя представителя организации и подтверждает право этого представителя подписывать электронные документы от имени доверителя.
- При отправке отчетности, сотрудник использует сертификат физического лица в сочетании с МЧД.
Преимущества:
- Руководитель не задействован в процессе работы с отчетностью.
- Бухгалтер работает автономно.
Особенности:
- Требуется наличие сертификатов как у бухгалтера, так и у руководителя.
- Процесс оформления и регистрации доверенностей требует времени.
Подписание отчетности дистанционно
Этот метод подходит для лиц, которые не являются руководителями, но планируют сдавать отчетность за организацию или ИП, передавая документы на подпись руководителю через сервис Экстерн.
Что нужно сделать:
- Приобрести модификатор «Дистанционное подписание отчетности».
- Бухгалтер формирует отчет в Экстерне и нажимает на кнопку «Отправить на подпись руководителю».
- Руководитель получает уведомление на email, по ссылке заходит в ограниченную версию Экстерна, подписывает и отправляет отчет.
- Бухгалтер видит статус подписанного отчета и время отправки в контролирующий орган.
Преимущества:
- Не требуется оформление доверенностей.
- Бухгалтер не подписывает документы своим сертификатом.
- Директор защищает свой сертификат от компрометации.
Особенности:
- Руководитель вовлечен в процесс работы с отчетностью и должен подписывать отчеты своевременно.