Подмена трудовых отношений с самозанятыми: риски и проверки

Подмена трудовых отношений договором ГПХ с самозанятым рассматривается налоговыми органами как способ незаконной минимизации страховых взносов и НДФЛ. Если инспекторы установят, что плательщик НПД фактически работал как сотрудник, выплаты могут переквалифицировать в заработную плату. Это приведет к доначислению НДФЛ и страховых взносов, а также к штрафам и пеням.

НПД – налог на профессиональный доход. Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и указывает ИНН заказчика. По этим данным ФНС видит частоту выплат, суммы, количество исполнителей у заказчика и наличие других клиентов у плательщика НПД.

Какие признаки подмены трудовых отношений выделяет ФНС

Специалисты УФНС по Пензенской области перечислили признаки, по которым налоговики выявляют подмену трудовых отношений гражданско-правовыми. К ключевым критериям относится организационная зависимость плательщика НПД от заказчика.

Риск повышается, если в отношениях с самозанятым есть следующие признаки:

• требование обязательной регистрации в качестве плательщика НПД;
• распределение плательщиков НПД по объектам или маршрутам исходя из производственной необходимости;
• режим работы для плательщика НПД устанавливается заказчиком;
• со стороны заказчика осуществляется непосредственный контроль и руководство работой плательщика НПД на объекте;
• регулярное и непрерывное взаимодействие;
• график периодичности выплат;
• самозанятые привлекаются не для выполнения определенного объема работ или услуг, а на постоянной основе выполняют однотипную работу, то есть вовлечены в финансово-хозяйственную деятельность организации.

В письме ФНС России от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ «О рассмотрении обращения» налоговая служба указала, что при оценке отношений с плательщиками НПД могут учитываться организационная, инфраструктурная и финансовая зависимость исполнителя от заказчика. Эти признаки характеризуют плательщика НПД как лицо, фактически лишенное предпринимательской самостоятельности.

Организационная зависимость

Организационная зависимость означает, что компания полностью регламентирует и контролирует работу самозанятого. ФНС обращает внимание на ситуации, когда:

• регистрация физического лица в качестве плательщика НПД является обязательным условием заказчика;
• заказчик распределяет плательщиков НПД по объектам или маршрутам исходя из производственной необходимости;
• заказчик определяет режим работы, продолжительность рабочего дня или смены, время отдыха;
• работник заказчика непосредственно руководит и контролирует работу плательщика НПД на объекте;
• самозанятый подчиняется руководителю или внутренним правилам компании;
• исполнитель выполняет постоянную функцию, а не разовое задание.

Инфраструктурная зависимость

Инфраструктурная зависимость возникает, если самозанятый фактически работает за счет ресурсов заказчика. Подозрения могут вызвать обстоятельства, когда исполнитель:

• трудится на территории или в офисе организации;
• использует материалы, инструменты, технику и оборудование заказчика;
• выполняет работу полностью материалами, инструментами и оборудованием заказчика;
• получает оплату расходов, связанных с поездками, от компании;
• выполняет не разовую работу конкретного содержания, а постоянную трудовую функцию по должности, профессии, специальности или квалификации, например водитель, швея, курьер, погрузчик, логист.

Финансовая зависимость и порядок расчетов

ФНС отдельно оценивает порядок оплаты услуг плательщика НПД. Опасно, если расчеты с самозанятыми похожи на выплату зарплаты:

• вознаграждение перечисляют периодически, например ежемесячно или два раза в месяц, в определенные даты;
• в договоре установлены те же даты выплат, что и для штатных сотрудников;
• оплата фиксированная и не зависит от объема выполненных работ;
• в течение календарного года размер вознаграждения не меняется;
• вознаграждение формируется за фактически отработанные дни, что противоречит правилам оплаты по договорам гражданско-правового характера;
• самозанятый работает только с одной компанией и не имеет других клиентов.

Работа самозанятого только с одним заказчиком сама по себе не запрещена. Но в совокупности с другими признаками она может указывать, что регистрация в качестве плательщика НПД была обязательным условием заключения договора и фактически прикрывала трудовые отношения.

Как ФНС выявляет рискованные схемы с самозанятыми

Весной 2021 года в ФНС разработали скоринговую систему «МАРМ». Она помогает выявлять подозрительные взаимоотношения заказчиков и плательщиков НПД. Компания или ИП попадает в поле зрения системы, когда самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и указывает ИНН заказчика.

По этим данным ФНС может определить:

• сколько самозанятых работает с одной организацией;
• как часто исполнители получают оплату;
• какие суммы проходят по чекам;
• есть ли у плательщиков НПД другие заказчики.

Система оценивает характер отношений компании и самозанятых и присваивает риск-балл. Чем он выше, тем больше вероятность, что организация попадет в зону внимания инспекции.

ФНС также использует общие критерии самостоятельной оценки рисков, утвержденные приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@. В письме ФНС России от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ указано, что в рамках 12-го критерия оценки рисков «Ведение финансово-хозяйственной деятельности с высоким налоговым рискoм» налогоплательщикам рекомендуется исследовать признаки высокой вероятности отнесения контрагента к проблемным, а сделок – к сомнительным.

При этом статья 54.1 Налогового кодекса Российской Федерации определяет действия налогоплательщика, которые признаются злоупотреблением правами, и условия, при которых можно учесть расходы и заявить налоговые вычеты. Рекомендации по применению этой статьи приведены в письме ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@ «О практике применения статьи 54.1 Налогового кодекса Российской Федерации»: документы должны отражать достоверную информацию о реальной операции в соответствии с ее действительным экономическим смыслом.

Какие обстоятельства учитывают при налоговом контроле

В письме ФНС России от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@ налоговая служба направила информацию по проведению мероприятий налогового контроля по НПД. Документ касается случаев, когда при камеральных налоговых проверках установлены обстоятельства, свидетельствующие о подмене трудовых отношений с привлечением физического лица, уплачивающего налог на профессиональный доход.

При переквалификации гражданско-правовых договоров в трудовые суды поддерживали налоговые органы, если документально подтверждались следующие обстоятельства:

• в предмете договора закреплена трудовая функция, то есть личное выполнение работником работ определенного рода, а не разового задания заказчика;
• в договоре отсутствует конкретный объем работ, а значение для сторон имеет сам процесс труда, а не достигнутый результат;
• договором установлена ежемесячная оплата труда в определенной сумме;
• выполнение работы предполагает включение работника в производственную деятельность общества;
• договор предусматривает подчинение внутреннему трудовому распорядку и выполнение распоряжений работодателя;
• договоры носят не разовый, а систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года;
• договорами возложена материальная ответственность на фактического исполнителя работ;
• из условий договора следует контроль со стороны работодателя;
• работодатель обеспечивает работника условиями труда;
• условием заключения договоров была регистрация физлиц в качестве ИП, а при прекращении выплат от работодателя они прекращали деятельность и снимались с учета;
• работы выполняются материалами, инструментами, оборудованием и на территории общества;
• отчетность централизованно передается в налоговый орган по телекоммуникационным каналам в один период либо по доверенности сотрудниками общества.

В этом же письме ФНС указала, что признаки трудовых отношений перечислены в Постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 29.05.2018 № 15. Среди них – личное выполнение заранее обусловленной трудовой функции в интересах, под контролем и управлением работодателя, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка и графику работы, обеспечение условий труда, выполнение трудовой функции за плату, устойчивый и стабильный характер отношений, подчиненность и зависимость труда.

Какие доказательства могут подтвердить трудовые отношения

По позиции ФНС, доказательствами наличия трудовых отношений между сторонами гражданско-правового договора могут быть не только сами договоры, но и другие документы и материалы:

• письменные доказательства, например пропуск на территорию работодателя или журнал регистрации прихода и ухода сотрудников;
• документы кадровой деятельности работодателя, включая графики работы, графики отпусков, документы о командировке, возложении обязанностей по пожарной безопасности, договор о полной материальной ответственности;
• расчетные листы о начислении заработной платы, ведомости выдачи денежных средств, сведения о перечислении денег на банковскую карту работника;
• документы хозяйственной деятельности работодателя, в том числе товарные накладные, счета-фактуры, копии кассовых книг, путевые листы, заявки на перевозку груза, акты о выполненных работах, журнал посетителей, переписка сторон, включая электронную почту;
• документы по охране труда, включая журналы инструктажа, удостоверения о проверке знания требований охраны труда, направление на медицинский осмотр, акт медицинского осмотра, карту специальной оценки условий труда;
• свидетельские показания, аудио- и видеозаписи.

Что изменилось в контроле с 2024 и 2026 годов

С 2024 года в регионах работают межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости. Если компания попадает в группу риска, ее могут вызвать на заседание комиссии Роструда. Обычно на таком заседании просят пояснить:

• почему исполнители работают не по трудовым договорам;
• как оформлены отношения с ними;
• почему выплаты проходят регулярно;
• почему за этих людей не уплачиваются НДФЛ и страховые взносы как за сотрудников.

С 2026 года усилился и трудовой контроль. По приказу Минтруда от 08.12.2025 № 685н перечень индикаторов риска для проверок Роструда дополнили критерием по работе с самозанятыми. Внимание инспекции может привлечь компания или ИП, если:

• заказчик сотрудничает более чем с 35 самозанятыми или ИП на НПД;
• каждый исполнитель получает от этого заказчика более 35 тыс. руб. в месяц;
• средняя продолжительность работы с заказчиком превышает три месяца;
• 75% и более дохода исполнителя поступает от этого заказчика.

Такой индикатор не означает автоматического признания компании нарушителем. Он показывает, что отношения похожи на трудовые и требуют дополнительной проверки.

Может ли ФНС доначислить НДФЛ и взносы за прошлые периоды

ФНС может признать выплаты самозанятым трудовыми доходами, если докажет наличие признаков, характерных для трудовой деятельности. В требованиях налоговые органы могут ссылаться на выплаты за 2022–2025 годы и указывать на устойчивый, стабильный характер отношений, постоянное привлечение самозанятых, выплаты 1–4 раза в месяц, отсутствие иных клиентов и иных источников доходов у исполнителей.

Правовая основа такой позиции – часть 2 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”». Доходы, получаемые в рамках трудовых отношений, не признаются объектом налогообложения НПД. Соответственно, они подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в установленном порядке.

По общему правилу при выездной налоговой проверке может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. При этом письмо ФНС России от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@ подтверждает возможность применения статьи 54.1 Налогового кодекса Российской Федерации в рамках камеральных налоговых проверок расчетов по страховым взносам и расчетов сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговыми агентами, по форме 6-НДФЛ.

Что делать, если налоговая прислала требование по самозанятым

Если ФНС обнаружила признаки подмены трудовых отношений, это не означает автоматическую переквалификацию. Сначала инспекция обычно запрашивает пояснения: почему исполнители работают не в штате, какие задачи выполняют и как организовано сотрудничество.

На требование важно ответить вовремя и приложить документы, подтверждающие гражданско-правовой характер отношений: договоры, акты, чеки из приложения «Мой налог», технические задания, отчеты и переписку по конкретным задачам.

1. Проверьте требование. Нужно посмотреть основание запроса, срок ответа и перечень документов: иногда инспекция просит только пояснения, иногда – договоры, акты, чеки, переписку и другие подтверждения.
2. Ответьте в установленный срок. За непредставление сведений по требованию предусмотрен штраф 5 тыс. руб., а при повторном нарушении в течение календарного года – 20 тыс. руб. по ст. 129.1 Налогового кодекса Российской Федерации.
3. Соберите подтверждающие документы. К ответу можно приложить договоры с самозанятыми, акты выполненных работ, чеки, технические задания, отчеты и переписку по конкретным задачам.
4. Проверьте договоры перед отправкой. В документах не должно быть формулировок про должность, график, оклад, премии, подчинение руководителю и обязанность соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
5. Объясните причину привлечения самозанятых. В пояснениях нужно указать, почему для выполнения работ или оказания услуг привлекли внештатного специалиста, а не заключили трудовой договор.
6. Опишите порядок выполнения работ. Важно указать, что заказчик и исполнитель подписывали акт сдачи-приемки, а заказчик не руководил самозанятым и не контролировал процесс его работы как работодатель.
7. Раскройте порядок расчетов. Следует пояснить, что услуги оплачивались после выполнения на основании акта, а сумма вознаграждения зависела от объема работ или услуг, а не от количества отработанных дней.
8. Проверьте остальных исполнителей. Если требование пришло по одному самозанятому, нужно оценить сотрудничество и с другими плательщиками НПД: регулярность выплат, одинаковые суммы, длительность работы, отсутствие других клиентов, массовое привлечение вместо штатных работников.

В пояснениях можно указать фактический порядок взаимодействия с исполнителями и подтвердить, что работы выполнялись в рамках гражданско-правовых договоров.

Самозанятому можно объяснить правовую разницу между договором ГПХ и трудовым договором, но нельзя просить его искажать обстоятельства или давать заранее согласованные ответы для инспекции.

Какие штрафы грозят за подмену трудового договора

За заключение гражданско-правового договора, который фактически регулирует трудовые отношения, работодателя могут оштрафовать по части 4 и части 5 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Размер штрафа зависит от статуса нарушителя.

Кто нарушил	Первое нарушение	Повторное нарушение
Должностное лицо	штраф от 10 тыс. до 20 тыс. руб.	дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет
ИП	штраф от 5 тыс. до 10 тыс. руб.	штраф от 30 тыс. до 40 тыс. руб.
Организация	штраф от 50 тыс. до 100 тыс. руб.	штраф от 100 тыс. до 200 тыс. руб.

Кроме административных штрафов, при переквалификации выплат в зарплату компании или ИП доначислят НДФЛ и страховые взносы. Также возможны пени и штрафы за неуплату налогов и взносов.

Что делать, если договор с самозанятым признали трудовым

Если налоговая, трудовая инспекция или суд признали, что самозанятый фактически работал как сотрудник, отношения придется оформить по правилам Трудового кодекса Российской Федерации.

1. Запросите документы для трудоустройства. У исполнителя нужно получить паспорт, СНИЛС, трудовую книжку при ее наличии, документы воинского учета для военнообязанных, а в зависимости от должности – документы об образовании или медицинские справки.
2. Издайте кадровые документы. Работодатель оформляет приказ о приеме на работу или приказ о признании отношений трудовыми с указанием даты и основания, например решения суда или предписания инспекции.
3. Оформите трудовые отношения с даты фактического начала. В договоре нужно указать, с какого момента работник фактически приступил к обязанностям. Оформить трудовой договор нужно в течение трех рабочих дней с даты признания отношений трудовыми, если суд не установил другой срок.
4. Пересчитайте выплаты как зарплату. Вознаграждение, которое ранее проходило как оплата услуг самозанятого, нужно пересмотреть как заработную плату и проверить, не возникли ли доплаты.
5. Начислите и уплатите НДФЛ и страховые взносы. Налоги и взносы нужно рассчитать по действующим тарифам, а при наличии штрафов за неуплату – уплатить и их.
6. Сдайте уточненную отчетность. После пересчета нужно подать или скорректировать 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения о физлицах и ЕФС-1.
7. Учтите правило двух лет. По Федеральному закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ исполнитель не может платить НПД с доходов от работодателя, если после увольнения прошло меньше двух лет.

При пересчете выплат могут потребоваться компенсация за неиспользованный отпуск, оплата сверхурочной работы, доплата за работу в выходные и праздничные дни, а также другие выплаты, предусмотренные трудовым законодательством или локальными актами компании. Работник также может заявить требование о компенсации морального вреда, если его трудовые права были умышленно нарушены.

Как снизить риск переквалификации

Работа с самозанятым безопасна, пока исполнитель действительно остается самостоятельным подрядчиком: выполняет конкретные задачи, сам организует процесс, получает оплату за результат и может работать с другими заказчиками.

Чтобы подтвердить гражданско-правовой характер отношений, важно:

• проверять статус плательщика НПД;
• оформлять договоры с конкретным предметом, объемом работ или ожидаемым результатом;
• подписывать акты сдачи-приемки после выполнения работ или оказания услуг;
• получать и хранить чеки из приложения «Мой налог»;
• избегать формулировок о должности, графике, окладе, премиях, отпуске и подчинении руководителю;
• не устанавливать порядок расчетов, идентичный выплате зарплаты штатным сотрудникам;
• контролировать регулярность выплат, длительность сотрудничества и массовое привлечение самозанятых вместо штатных работников.

Если компания управляет исполнителем как сотрудником, устанавливает график, регулярно платит одинаковые суммы и включает его во внутренние процессы, риск переквалификации растет. Если требование уже получено, нужно объяснить фактический порядок сотрудничества и подтвердить его документами. Если договор признали трудовым, бизнесу придется оформить отношения по Трудовому кодексу Российской Федерации, пересчитать выплаты, начислить НДФЛ и страховые взносы, сдать уточненную отчетность и уплатить доначисления, пени и штрафы, если они назначены.